マ ン シ ョ ン 管 理 援 助 の ご 案 内
マンションなどの区分建物の管理のサポートします
マンション管理にお困りの方も、はじめての方も、お気軽にご相談ください。
マンション管理士である司法書士がサポートします。
Ⅰ 区部所有者の総会（区分所有法では集会）の運営のお手伝い
・「マンションは管理を買うもの」とよく言われますが、この管理の第一歩は、居住者の共同体を確立し、その意志を
作る総会でしょう。株主総会が株式会社の最高の意思決定機関とされることと同じです。
・弊事務所では、管理者様のご依頼により、（総会）議案や議案の要領の作成、これを含んだ召集通知などの作成と区分
所有者への通知の助言を最適な形で行ないます。（区分所有法３５条関係）
・電子決議についての助言も行ないます。（区分所有法３９条・４５条関係）
・議事録の作成と保管についての助言を最適な形で行ないます（区分所有法４２条関係）
Ⅱ 小規模な管理組合の通常総会運営の例
・管理者（区分所有法２５条）と総会（集会）（区分所有法３０条）のみを機関とするマンションを例にします。
※区分所有法や規約に所定の手続き（召集手続き・議事録の保管・利害関係人に意見表明の機会を与える・など）を
行なわない場合、決議の無効訴訟などが発生しマンションの良好な管理が阻害されます。
※きちんと管理をしているマンションは資産価値維持されます。そして、「管理されている」とは、総会の管理・規
約の管理・修繕積立の管理・共同の利益に反する行為への対処の管理などが、住民に予測できるように行なわれてい
るということなのです。
１、通常総会
・管理者は、少なくとも毎年１回は総会を招集しなくてはなりません。（区分所有法３４条）
これをマンション標準管理規約では通常総会と呼んでいます。
（通常総会のほか、必要に応じて臨時総会を開くことも可能です。）
２、議題の設定
・「会議の目的」として召集通知を行なった議題以外を会議の目的とすることは出来ません。（不意打ちの防止のため）
（例外：区分所有者全員が同意して召集通知なく開く総会及び規約に普通決議事項は通知事項になくても決議できると定めがある場合の普通決議事項）（区分所有法３７条）
※総会日時場所のみを記載し、議題や議案を欠く召集通知を発出して行なわれた総会の決議は無効とされる可能性があります。
※召集通知登載の議題と同一議題と判断される程度の修正を加えた修正動議は是認される可能性があります。
そこで、管理者は、召集通知を発出するまえに議題の設定を行うことになります。（区分所有法３５条）
・通常総会では、最低限当年度の収支決算・事業報告と次年度の収支予算・事業計画を決することになりますので、これを会議の目的とします。（区分所有法４３条）
・この他、総会は区分所有者の意思決定機関として区分所有法に基づき共用部分・敷地・付属施設の管理・使用等に関することと、占有部分の使用に関することを決することができますので必要に応じて会議の目的に加えます。
（ペットの飼育に関すること、駐車スペースやゴミ捨て場の使用に関すること など）
・これらには区分所有者を拘束する規約の設定・変更も含まれますので必要に応じて規約の変更も会議の目的に加えます。
・さらに長期修繕計画に関すること・役員に関すること・区分所有者の共同の利益に反する行為（迷惑居住者）に関すること
なども必要に応じて会議の目的を設定します。
・役員（管理者）改選を行なう場合、事前に、新役員就任内諾を得ておき、引継ぎ事項の確認をしておくとよいでしょう。
・区分所有者のニーズを掴むため、事前にアンケートなどを行なうことも推奨されています。
・総会紛糾を避けるため、議題によっては事前に説明会を設けるなどする工夫が必要な場合もあります。
３、議案の要領（決議する内容の案の要約）を事前に決定する場合
・議題が「共用部分の変更」・「規約の設定・変更・廃止」・「建物の一部が消滅した場合の復旧」・「建替え」の場合は、
議題に加え、議案の要領も召集通知の内容とする必要があります。（区分所有法３５条５項）
例えば、「管理規約第○条を（区分所有者は～をする）と改める」などと具体的に議案を示す必要があります。
４、会場と開催日の決定
・管理者は区分所有法上会議の１週間前には召集通知を発出しなければならないとされていますが、多くの場合、規約で
より多くの出席者を得るために総会の２週間以上前に召集通知を発出するとされています。
この期間を考慮して総会日時と場所を考える必要があります。
・簡単な懇親会つきの総会を開くため、飲食店などを予約する例もあります。
５、召集通知の作成
・総会召集通知は書面によることが法定されているわけではなく、口頭による召集通知も有効ではあります。
しかし、法律上重要な効力を有する総会に関わることであり、紛争を避けるためにも書面による召集通知を作成するべきでしょう。
・通常総会に向けては、通常、召集通知とあわせて過年度決算書・次年度予算案・委任状（議決権行使書面）・議決に向けての参考書面
などを発出します。
※委任状は委任を受けた区分所有者の代理人が総会に出席し議決権を行使するものです。
※議決権行使書面は区分所有者本人が意思決定を行い議決権を行使するものです。（区分所有法３９条）
※議決権行使書面と委任状の双方が提出された場合は、区分所有者の意思を直接表したものとして議決権行使書面を尊重すべきでしょう。
（記事は右段へ続きます）
（国土交通省マンション管理士資格登録）
６、招集通知の送付
・招集通知は各区分所有者の専有部分（各戸）にあてて発出するのが原則ですが、規約に「マンションの掲示板に掲示する」などとあれば、この掲示をもって招集通知の到達とすることができます（区分所有法３５条）
※「掲示」は費用も掛からず、掲示したことを写真に撮影しておけば、証拠化もしやすいのですが、議決権行使書面や委任状の配布を行うことができません。掲示＋各戸配布の体制で臨むことがベストと考えられます。
・占有者（マンションの部屋をその所有者から借りている者など）も議題につき利害関係を持つ場合は、集会に出席して意見を述べることができます。
占有者に出席の機会を与えるためには、「マンション内の見やすい場所に掲示」をして集会招集を知らせる
とされているので、やはり、掲示＋各戸配布の体制で臨むことがベストでしょう。
７、総会当日
・以下のような流れで進行するのが通常でしょう。
①「受付」を設置し、名簿をもとに出欠の確認を行います。
②開会宣言・管理者挨拶
③議長選任
④出席数・出席議決権数・定足数の確認と宣言
⑤議事録署名者２名の選任（区分所有法４２条）
⑥各議題と各議案の要領の説明・質疑・場合により占有者などの意見陳述・採決（占有者に送る、意見陳述）
⑦閉会
８、議事録の作成保管・決議事項の周知
・議事録の作成保管は区分所有法により義務付けられています。（区分所有法４２条）
・議事録には議事の経過の要領結果を記載します。
・集会を録音し、後日反訳することもよいでしょうが、手間がかなりかかります。
録音は補助的手段にとどめ、（音声ファイルとしては保管する）当日議事につきメモをとり、それに基づき
議事録を作成する方が合理的です。
・作成した議事録は規約に基づき保管者が保管し、利害関係人の閲覧に供することとなります（区分所有法４２条）
・新たに決議されたことを区分所有者に周知させるために、掲示や各戸への文書の配布を検討すべき場合もあるでしょう。
９、書面による決議（集会を開かずに意思決定を行う場合）
・区分所有者全員が①集会を開かずに書面により決議をすることに同意し、②この同意に基づき書面により決議を行うと決議が
有効に成立することとなります。
※区分所有法３４条は「少なくとも毎年１回集会を招集しなければならない」としておりますので、通常総会を開き決算と予算
を承認することを書面決議により行うことは推奨されません。
※書面決議は、総会を開く時間と場所のコストを節約しますが、事前に議題と議案の要領を区分所有者に周知し滞りなく決議が成
立するとの見通しののもとで行うべきでしょう。
※書面による決議についての区分所有者全員の同意書①と決議についての議決権行使書面②は議事録と同じく保管し利害関係人の
閲覧に供する必要があります。
Ⅲ 共同の利益に反する行為に対する対処
・弊事務所では、ペットの飼育方法違反や区分建物使用方法違反などの規約違反あるいは理費滞納などマンションの「共同の利益
に反する行為」の交渉・訴訟対応などの相談と対応を受けたわまります。（区分所有法５７条以下）
※弊事務所は司法書士・マンション管理士ですので、仮に訴訟となった場合に主張する１４０万円までの管理費の滞納・使用禁止など「共同の利益に反する行為」について交渉と訴訟対応の代理を行うことができます。
また、１４０万円超える事案については、管理者様などのために書面の作成を行うことができます。
※管理者が「共同の利益に反する行為」対し行動を起こすことを躊躇していた場合、「共同の利益に反する行為」を黙認し
ていたとして、後に区分所有法57条以下の処置を管理組合が行なっても、裁判所がこれを管理者による権利濫用として容認しない場合があり得ます。（例：東京地裁平成１７年６月２３日判決）
したがって、良好な管理の維持のためにも、規約違反などに対しては速やかに対処する必要があります。（少なくとも黙認と受け取られないようにする必要があります）
※弊事務所では、居住者の近隣関係については事案にもよりますが、第一に交渉によるADR的な穏便な解決を試行します。
（交渉代理のページをご覧ください）
Ⅳ 管理組合法人への法人化手続き
・弊事務所では、区分所有者団体の管理組合法人への法人化手続きと登記のご相談も承っております。
・法人化によって
①マンションの一室などを主改質にしたい場合など不動産を管理組合法人名義で所有することが可能となります。
※管理者をおいた権利能力なき社団（法人化しない管理組合）の場合は、当該一室を規約共用部分（区分所有法４条）とすることで対応します。（その旨の登記も可能です）
②預金などの名義人となることができますし、修繕工事や借り入れなどの契約当事者として管理組合法人を登場させることができます。
③管理組合法人名で訴訟が行なえます。
しかし
④県民税・市民税が法人に課税されます。
⑤設立・役員変更に登録免許税がかかります。
法人化については充分な検討が必要です。
【報 酬 と 費 用】
※報酬と費用につきましては、マンションの規模・戸数によります。
※共同の利益に反する行為に対する対処につきましては、訴訟関係及び交渉代理の報酬費用に準じて見積もりを作成しております。
※管理組合法人の設立に関しましては、株式会社の設立に関する報酬に準じて手見積りを作成しております。
※事前にお見積りを差し上げておりますので、まずは無料相談のお問合せをして頂くようお願いいたします。